Title Page                                                                                                                    i

Certification                                                                                                               ii

Dedication                                                                                                                  iii

Acknowledgement                                                                                                      iv

Abstract                                                                                                                      v

Table of Content                                                                                                         vi

CHAPTER ONE                                                                                                       1

1.1       Introduction                                                                                                    1

1.2       Statement of the Problem                                                                               2

1.3       Objective of the Study                                                                                    3

1.4       Significant of the Study                                                                                  3

1.5       Scope of the Study                                                                                          4

1.6       Limitation of the Study                                                                                   5

1.7       Definition of the Terms                                                                                  5

CHAPTER TWO: LITERATURE REVIEW                                                        9

2.1       Introduction                                                                                                    9

2.2       Components of a Meeting Scheduling Tool                                                   10

2.3       Examples of Meeting Schedulers                                                                   11

2.4       Electronic Meeting System (2007)                                                                 12

2.4.1    EMS Standard Functionality                                                                          12

2.5       Synergy soft Meeting Scheduler (Texas, 2008)                                             13

2.5.1    Product Functions                                                                                           14

2.5.1.1 Initiator                                                                                                           14

2.5.1.2 Participants                                                                                                     15

2.5.1.3 Administrator                                                                                                 15

2.6       Web Based Meeting Scheduler                                                                      16

2.7       Challenges Faced in the Implementation of Web Based Meeting

            Scheduler Systems                                                                                          17

CHAPTER THREE: SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN                                18

3.1       System Methodology                                                                                      18

3.1.1    Adopted Methodology                                                                                    19

3.1.2    Structured System Analysis and Design Method                                           20

3.2       System Analysis                                                                                             20

3.2.1    The Present System                                                                                        20

3.2.1.1 Feasibility Study                                                                                             21

3.2.1.2 Investigation of the Current Environment                                                      22

3.2.2    Business System Option                                                                                 22

3.3       System Design                                                                                                22

3.3.1    System Interfaces                                                                                           23

3.3.1.1 User Interfaces                                                                                                23

3.3.1.2 Hardware Interfaces                                                                                       23

3.3.1.3 Software Interfaces                                                                                         23

3.3.2    Brief Introduction to Program Tools                                                              24

3.3.2.1 PHP                                                                                                                 24

3.3.2.2 APACHE                                                                                                        25

3.3.2.3 MySQL                                                                                                           25

3.3.3    Enterprise Functional Requirements                                                              25

3.3.3.1 Initiator                                                                                                           26

3.3.3.2 Participants                                                                                                     26

3.3.3.3 Administrator                                                                                                 27

3.3.4    Enterprise Non-Functional Requirements                                                      27

3.3.5    Data Modelling                                                                                               28

3.3.5.1 Entity Relationship Model                                                                              28

3.3.5.2 Contextual Model                                                                                           29

3.3.5.3 Use Case Diagram                                                                                          30

3.3.6    Data Dictionary                                                                                              31

CHAPTER FOUR: SYSTEM IMPLEMENTATION, TESTING

                                    AND DOCUMENTATION                                                    34

4.1       Introduction                                                                                                    34

4.2       System Implementation                                                                                 34

4.3       System Testing                                                                                               35

4.4       System Maintenance and Evaluation                                                             36

4.5       System Privacy and Security                                                                          36

4.6       System Requirement                                                                                      37

4.6.1    Hardware Requirement                                                                                  38

4.6.2    Software Requirement                                                                                    38

4.7       System Interface                                                                                             38

4.7.1    Login Page                                                                                                      38

4.7.2    Admin Home Page                                                                                         39

4.7.3    Employee Management Form                                                                        39

4.7.4    Room Management                                                                                        40

4.7.5    User Home Page                                                                                             41

4.7.6    Initialize Meeting                                                                                           42

4.7.7    Sent Requests                                                                                                 43

4.7.8    Scheduled Meetings                                                                                       45

4.7.9    Request Response                                                                                           45

4.7.10  Password Change                                                                                           46

CHAPTER FIVE: SUMMARY, CONCLUSION AND RECOMMENDATION          48

5.1       Summary                                                                                                        48

5.2       Conclusion                                                                                                      48

5.3       Recommendation                                                                                           50

References                                                                                                      

            Available statistics proves that most meetings scheduled without prior agreement among the involved members of an organisation suffer low turnouts. Moreover, highly ranked members with certain responsibilities in the organisation are known to have tighter schedules and should hence be given some considerations while scheduling meetings.

            The work entailed in this research is the design and implementation of a web-based Meeting Scheduling System tailored to address low turnouts in meetings. Design and Implementation of meeting scheduler is a web-based system that provides a platform where meeting proposals and agenda are published by the executive of organisation for timely and easy visualization by members of the organisation at remote locations. Besides, the system provides a mechanism that will enable the members to vote their favourable days and times for each meeting. The votes captured by the system are automatically assigned numerical values and are aggregated to realize the day and time that will yield the best turnouts.

            The designation weights of these members affect their vote scores. A working prototype of the system was achieved using a MySQL Database Management System (DBMS) for the data storage, PHP programming language for the system logic and control of information flow, HyperText Markup Language (HTML) and Cascaded Style Sheets (CSS) for the Graphic User Interface (GUI) design. This system will help organisation in ensuring active participation in its meetings.